Politique de confidentialité de Facture Hub

1. Responsable, périmètre et rôles

Pour les comptes, abonnements, sécurité et assistance de Facture Hub, le responsable du traitement est HUB ENTREPRISE LTD, société privée à responsabilité limitée enregistrée en Angleterre et au Pays de Galles sous le numéro 16568040, dont le siège social est situé au 20 Wenlock Road, London, England, N1 7GU.

Lorsqu’une organisation utilise le service pour gérer les données d’autres personnes, elle détermine généralement les finalités de ce traitement et HUB ENTREPRISE LTD agit comme sous-traitant technique dans la limite de ses instructions. Contact : legal@savoirhub.com.

2. Principes appliqués

Les données sont traitées de manière licite, loyale et transparente, pour des finalités déterminées, avec limitation des données, contrôle des accès, exactitude raisonnable et conservation limitée.

Aucune donnée personnelle n’est vendue. Les données ne sont pas utilisées pour prendre une décision produisant un effet juridique uniquement par un traitement automatisé, sauf information spécifique et garanties appropriées.

3. Données susceptibles d’être traitées

Les catégories dépendent des fonctions utilisées et peuvent provenir de l’utilisateur, de l’organisation qui l’invite, de l’utilisation du service ou d’un prestataire de paiement.

• Identité, adresse e-mail, profil de compte, rôle et informations d’authentification.
• Dénomination, logo, type et numéro d’entreprise, identifiant fiscal, adresse, contacts et coordonnées de paiement volontairement renseignées.
• Coordonnées des clients, informations professionnelles, notes et évaluations internes.
• Catalogue, factures, devis, commandes, contrats, lignes, dates, montants, taxes, remises, règlements et références associés.
• Statut d’essai ou d’abonnement, dates d’accès, montant, devise et références des paiements d’abonnement.
• Préférences d’e-mails et d’alertes, autorisations de notification, identifiants techniques de l’appareil et jetons push lorsque cette fonction est activée.
• Adresse IP, appareil, navigateur, dates de connexion, journaux de sécurité et d’erreur.
• Messages adressés au support et pièces jointes volontairement transmises.

4. Finalités et bases juridiques

Le traitement repose, selon le cas, sur l’exécution du contrat, le respect d’une obligation légale, le consentement ou l’intérêt légitime à sécuriser et améliorer le service.

• Créer, authentifier et administrer le compte et les rôles.
• Fournir les fonctionnalités demandées, sauvegarder les données et produire les exports.
• Gérer les essais, abonnements, paiements, factures et communications transactionnelles.
• Répondre à l’assistance, corriger les erreurs et prévenir la fraude ou les abus.
• Respecter les obligations légales, établir une preuve et défendre les droits de l’éditeur.
• Envoyer des communications commerciales uniquement lorsqu’une base valable l’autorise, avec possibilité de désinscription.

5. Paiements et données sensibles

Les prestataires de paiement traitent les données nécessaires à la transaction. Le service peut recevoir le montant, la devise, l’application, l’offre, l’opérateur, le statut et une référence de transaction.

Le support ne demande jamais un mot de passe, un code PIN Mobile Money, un numéro complet de carte, une clé secrète ni un code de validation à usage unique.

6. Destinataires et sous-traitants

L’accès est limité aux personnes autorisées et aux prestataires nécessaires à l’hébergement, la base de données, l’authentification, l’envoi d’e-mails, l’assistance, la surveillance technique et au paiement.

Ces prestataires ne reçoivent que les informations nécessaires à leur mission. Certains, notamment les opérateurs financiers, peuvent agir comme responsables indépendants pour leurs propres obligations de fraude, de conformité et de transaction.

7. Hébergement et transferts internationaux

Les services techniques peuvent traiter des données dans plusieurs pays. Lorsque la réglementation l’exige, les transferts sont encadrés par un mécanisme reconnu, des clauses contractuelles, des mesures de sécurité ou une autre garantie appropriée.

L’emplacement d’un prestataire ne modifie pas les droits dont bénéficie la personne concernée selon la loi applicable.

8. Durées de conservation

Les données de compte et de fonctionnement sont conservées pendant la relation active, puis pendant la période raisonnablement nécessaire à l’export, au support, à la prévention des abus et au traitement des réclamations. Les preuves de paiement, factures et éléments comptables peuvent être archivés pendant la durée légale applicable.

Les journaux techniques sont conservés pendant une durée proportionnée à la sécurité. À l’échéance, les données sont supprimées, anonymisées ou placées en archivage restreint lorsqu’une obligation légale impose leur conservation.

9. Mesures de sécurité et incidents

Les mesures sont adaptées aux risques et comprennent notamment le chiffrement des échanges, le contrôle des accès, la séparation logique des comptes ou organisations, la protection des secrets, la journalisation, les sauvegardes et la mise à jour des composants.

Aucun système n’étant totalement infaillible, un incident confirmé est traité, documenté et, lorsque la loi l’exige, notifié aux personnes et autorités concernées.

10. Droits des personnes

Selon la réglementation applicable, une personne peut demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou l’opposition, et retirer son consentement pour l’avenir en écrivant à legal@savoirhub.com.

Lorsque les données sont gérées par une organisation cliente, la demande peut être transmise à cette organisation, responsable de la décision. Une vérification d’identité proportionnée peut être demandée pour protéger les données.

11. Mineurs, réclamations et mises à jour

Le service n’est pas conçu pour collecter sciemment des données d’enfants sans l’intervention d’un représentant légal ou d’une organisation autorisée. Toute situation identifiée peut faire l’objet de mesures de vérification et de suppression.

Une réclamation peut être adressée à l’APDP du Bénin, à l’Information Commissioner’s Office au Royaume-Uni ou à l’autorité compétente. La politique peut évoluer ; toute modification importante est datée et portée à la connaissance des personnes concernées par un moyen approprié.

12. Services techniques utilisés par Facture Hub

Hostinger assure l’hébergement de l’application web ; Supabase intervient pour l’authentification, la base de données, le stockage et les fonctions serveur. Les e-mails utilisent Amazon Web Services lorsque l’envoi est configuré. Google Firebase Cloud Messaging permet l’acheminement des notifications push sur les appareils qui les autorisent.

Paiement Hub et les prestataires de paiement associés interviennent dans le règlement des abonnements. Un lien de paiement ajouté par l’entreprise dans une facture peut conduire vers un autre service : le destinataire doit consulter la politique propre à cette destination.

Ces services ne reçoivent que les données nécessaires à la fonction concernée. Pour obtenir des précisions sur les lieux de traitement, les prestataires ou les garanties applicables à votre utilisation, contactez legal@savoirhub.com.

13. Documents transmis et suivi interne

L’utilisateur choisit les destinataires des PDF téléchargés ou partagés et vérifie les coordonnées, mentions et liens inclus avant diffusion. Un document exporté constitue une copie indépendante du compte : une modification ou suppression ultérieure dans le logiciel ne retire pas les copies déjà transmises.

Les notes et évaluations internes des clients ne figurent pas dans les factures, devis ou contrats PDF. L’organisation reste responsable de leur exactitude, de leur pertinence, de l’information des personnes et de leur durée de conservation.

14. Communications et choix de l’utilisateur

Les préférences disponibles sont gérées dans Paramètres, rubrique Notifications. L’autorisation push peut également être retirée dans le navigateur. Les identifiants d’appareil servent à acheminer les messages et ne doivent pas être utilisés comme moyen de paiement ou d’authentification par le support.

Les communications indispensables à la sécurité, à l’authentification ou à l’exécution du service peuvent demeurer nécessaires. L’autorisation de recevoir une notification technique ne vaut pas, à elle seule, consentement à la prospection commerciale.