Accord de traitement des données de GRH-Hub

1. Objet et durée

GRH-Hub est fourni par HUB ENTREPRISE LTD, société privée à responsabilité limitée enregistrée en Angleterre et au Pays de Galles sous le numéro 16568040, dont le siège social est situé au 20 Wenlock Road, London, England, N1 7GU.

Le présent accord encadre les traitements de données RH réalisés pour le compte de l’organisation cliente pendant la durée de son utilisation du service. Il complète les conditions d’utilisation et prévaut pour les obligations propres à la sous-traitance.

2. Rôles et responsabilités

L’organisation cliente agit comme responsable du traitement pour les données de ses salariés, candidats, prestataires et autres personnes qu’elle administre. Elle détermine les finalités, la base juridique, les catégories de données, les durées et les droits d’accès.

HUB ENTREPRISE LTD agit comme sous-traitant pour héberger et traiter ces données selon les instructions documentées. La gestion des comptes, de la facturation, de la sécurité du service et de l’assistance peut relever de ses propres responsabilités de traitement.

3. Personnes, données et opérations

Les personnes concernées peuvent inclure les salariés, candidats, dirigeants, responsables RH, utilisateurs autorisés et contacts professionnels.

• Identité, coordonnées et informations professionnelles.
• Contrats, fonctions, rémunérations, absences, congés et documents RH selon les modules utilisés.
• Données d’authentification, rôles, journaux d’accès et historique des opérations.
• Collecte, organisation, consultation, modification, sauvegarde, export, transmission autorisée et suppression.

4. Instructions, légalité et confidentialité

L’organisation garantit qu’elle dispose d’une base légale pour les données importées et qu’elle informe les personnes concernées. Elle configure les rôles selon le besoin d’en connaître et ne demande pas un traitement contraire à la loi.

Le fournisseur traite les données uniquement pour fournir, sécuriser, maintenir et assister GRH-Hub, ou lorsqu’une obligation légale s’impose. Les personnes autorisées sont soumises à une obligation de confidentialité.

5. Mesures techniques et organisationnelles

Les mesures proportionnées comprennent la séparation logique des organisations, l’authentification, le contrôle des rôles, le chiffrement en transit, la protection des secrets, la journalisation, les sauvegardes et la gestion des correctifs et incidents.

L’organisation reste responsable de la sécurité de ses terminaux, de sa messagerie, de ses invitations et des droits accordés à ses utilisateurs.

6. Sous-traitants ultérieurs et transferts

Des prestataires d’hébergement, base de données, authentification, e-mail, surveillance et sauvegarde peuvent intervenir. Ils sont sélectionnés selon leur rôle, leurs garanties et les besoins du service.

L’organisation autorise le recours à ces catégories de prestataires. Une modification substantielle peut être signalée par la politique, le portail ou un autre moyen approprié. Les transferts internationaux sont encadrés lorsque la loi l’exige.

7. Droits, analyses et autorités

Compte tenu de la nature du service, le fournisseur apporte une assistance raisonnable pour répondre aux demandes d’accès, rectification, effacement, opposition, limitation ou portabilité, ainsi qu’aux analyses d’impact et consultations légalement requises.

L’organisation demeure responsable de la réponse et des décisions. Elle transmet uniquement les demandes nécessaires et évite toute divulgation injustifiée.

8. Violations de données

Le fournisseur informe l’organisation dans les meilleurs délais raisonnables après avoir confirmé une violation affectant les données traitées pour son compte, avec les informations disponibles sur la nature, les conséquences probables et les mesures prises.

L’organisation décide des notifications aux personnes et autorités, sauf obligation directe du fournisseur. La notification d’un incident ne constitue pas une reconnaissance de responsabilité.

9. Informations et audit

Le fournisseur met à disposition les informations raisonnablement nécessaires pour démontrer le respect du présent accord. Un audit doit être proportionné, annoncé, limité au périmètre utile et réalisé sans compromettre la sécurité, la confidentialité d’autres clients ni les secrets d’affaires.

10. Restitution et fin du service

Avant la fermeture, l’organisation réalise les exports disponibles. À la fin du service, les données sont supprimées, anonymisées ou placées en archivage restreint selon les délais opérationnels, les sauvegardes et les obligations légales.

Une conservation résiduelle dans des sauvegardes protégées peut subsister jusqu’à leur rotation normale, sans réutilisation active hors restauration de sécurité ou obligation légale.

11. Contact

Les instructions et demandes relatives au présent accord sont adressées à legal@savoirhub.com. L’assistance fonctionnelle reste disponible à contact@savoirhub.com ou par WhatsApp au +229 01 67 00 04 67.